Was das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für den Datenschutz und der Informationsverbund für DORA ist, kann das KI-Register für den Einsatz Künstlicher Intelligenz sein: eine zentrale Übersicht über die im Unternehmen eingesetzten und geplanten KI-Systeme und KI-Anwendungen.

Ein solches Register – auch KI-Verzeichnis oder KI-Inventar genannt – schafft Transparenz darüber, wo, wie und wofür KI im Unternehmen genutzt wird.

Warum ist ein KI-Register wichtig?

Wer KI verantwortungsvoll steuern möchte, muss zunächst wissen, wo sie eingesetzt wird. Das KI-Register bildet deshalb eine wichtige Grundlage für eine strukturierte KI-Governance.

Es ermöglicht, KI-Anwendungen frühzeitig zu identifizieren, einzuordnen und erforderliche rechtliche, organisatorische oder technische Maßnahmen rechtzeitig anzustoßen. Gleichzeitig schafft es Klarheit über Zuständigkeiten und unterstützt dabei, den Überblick auch bei einer wachsenden Zahl von KI-Anwendungen zu behalten.

Was gehört in ein KI-Register?

Welche Informationen erfasst werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen und seinem Governance-Modell ab. Sinnvoll sind beispielsweise:

• Name und Hersteller des KI-Systems bzw. der KI-Anwendung
• Bezeichnung und Zweck der Anwendung
• konkreter Anwendungsbereich bzw. Use Case im Unternehmen
• Rolle des Unternehmens, beispielsweise als Anbieter oder Betreiber
• verantwortlicher Fachbereich und Ansprechpartner
• betroffene Prozesse und verarbeitete Daten
• Status der Anwendung, beispielsweise geplant, in Prüfung oder im Einsatz
• gegebenenfalls relevante Risiken, Bewertungen und erforderliche Maßnahmen
• rollenbasierte Pflichtenumsetzungsdokumentation je KI-Anwendung

Damit wird aus einer reinen Bestandsliste ein Instrument zur aktiven Steuerung des KI-Einsatzes.

Von der Übersicht zur Governance

Ein strukturiertes KI-Register erleichtert es, neue KI-Anwendungen frühzeitig in die vorgesehenen Prüf- und Freigabeprozesse einzubinden.

So können unter anderem Verantwortlichkeiten festgelegt sowie mögliche Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit, der KI-Verordnung oder internen Vorgaben erkannt und adressiert werden. Das Register kann zugleich als Ausgangspunkt für weitere Bewertungen dienen:

• Welche KI-Anwendungen sind besonders relevant?
• Wo bestehen erhöhte Risiken?
• Welche Systeme müssen regelmäßig überprüft werden?

Auch ISO/IEC 42001 im Blick behalten

Unternehmen, die sich an der ISO/IEC 42001 für KI-Managementsysteme orientieren, können das KI-Register zugleich für ihre strukturierte Steuerung und Nachweisführung nutzen.

Dafür sollten die für das KI-Management relevanten Angaben zu KI-Systemen, Verantwortlichkeiten und Risiken so dokumentiert werden, dass sie in die bestehenden Governance- und Managementprozesse eingebunden werden können.

Je KI-Anwendung sollten Rolle, geltende Pflichten, Umsetzungsstand und Nachweise dokumentiert oder verknüpft werden. Eingebunden in ein KI-Managementsystem nach ISO/IEC 42001 unterstützt dies die Steuerung und interne Kontrolle.

Schatten-KI vermeiden

Auch die Mitarbeitenden spielen dabei eine wichtige Rolle. Neue KI-Anwendungen sollten nicht eigenständig und „unter dem Radar“ (Schatten-KI) eingeführt oder dauerhaft genutzt werden. Denn sogenannte Schatten-KI erschwert nicht nur den Überblick, sondern kann dazu führen, dass notwendige Prüfungen und Schutzmaßnahmen umgangen werden.

Deshalb gilt: Neue KI-Anwendungen und Use Cases sollten über die im Unternehmen vorgesehenen Prozesse gemeldet, bewertet und freigegeben werden.

Fazit

Wer KI verantwortungsvoll einsetzen möchte, muss zunächst wissen, wo und wie KI im Unternehmen genutzt wird. Das KI-Register schafft die hierfür erforderliche Übersicht und bildet damit eine wesentliche Grundlage für eine wirksame KI-Governance.

Sie möchten ein KI-Register aufbauen oder bestehende Strukturen weiterentwickeln? Sprechen Sie uns gerne zu unserer KI-Registerlösung KI kompakt an.

Von der zentralen Erfassung über die Risikoeinordnung bis zu Verantwortung und Wiedervorlage.

1 | KI-Anwendungsfall zentral dokumentieren

Funktion: 
Der Objekt- und KI-Bezug bündelt Stammdaten, Zweck, Hersteller/Dienstleister, KI-Modell, Datenquellen,
Personenbezug, Transparenzmaßnahmen und Risikokategorie in einem Datensatz.

Stärke:
Die strukturierte Erfassung schafft ein belastbares KI-Inventar und verbindet technische Angaben mit
Compliance- und Governance-Informationen - nachvollziehbar und prüfbar.

2 | Risiko, Verantwortung und Reviews im Workflow verankern

Funktion: 
Geführte Prüffragen unterstützen die Einordnung begrenzter bzw. minimaler Risiken; Verantwortliche, offene
Bestätigungen, Wiedervorlagen und allgemeine Hinweise werden direkt am Objekt gepflegt.

Stärke:
Die strukturierte Erfassung schafft ein belastbares KI-Inventar und verbindet technische Angaben mit
Compliance- und Governance-Informationen - nachvollziehbar und prüfbar.

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